Statutes of the European Society of EuroBilltrackers

Discussion about the European Association of EuroBillTrackers

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Statutes of the European Society of EuroBilltrackers

Post by Phaseolus »

Please find here the English text of the statutes of the European Society of EuroBilltrackers. This text is being translated into French and adapted regarding the French law and the official address for further deposit of the Prefecture of Val d'Oise, close to Paris. The name in French will be "Association Européenne des EuroBilltrackers" or "A2E". :lol:

This text has been agreed by de-jo, avij, giro, nerzhul and my-self :

The European Society of EuroBillTrackers

Name – Head Office
Article 1

An international non-profit association is hereby incorporated under the laws of Belgium. Its name is ‘the European Society of EuroBillTrackers’, abbreviated as “ES-EBT”. Both the full name and the abbreviated name can be used indistinguishably.
All acts, invoices, announcements, publicity, letters, orders and other documents issued by ES-EBT, shall indicate its name preceded or followed by the words "association internationale sans but lucratif" or the abbreviation "AISBL", as well as the indication of its registered office.
ES-EBT is governed by the provisions of Title III of the Belgian Act of 27 June 1921 regarding non-profit associations, international non-profit associations and foundations (the “Act”).
The registered office of ES-EBT is located at xxx

The registered office may be transferred to any other location within Belgium by a decision taken by the Board of Directors. The decision to move the registered office must be published in the Annexes to the Belgian Official Journal.

Purpose – Duration
Article 2

ES-EBT is an international non-profit-making organization with the purpose of:
- being in possession of all intellectual properties related to EuroBillTracker, including the website and its various Internet addresses and the forum. The assets of EuroBillTracker also include domain names, codes, databases, texts, etc.
- being responsible for all issues related to EuroBillTracker
- creating and managing the conditions for optimal Tracking of Euro Bills
- promoting EuroBillTracking
- promoting communication between the users of EuroBillTracker
- protecting the EuroBillTracker database
- financing, when deemed necessary, the promotion and the tools of EuroBillTracker
- ensuring a free of charge use of EuroBillTracker on-line tools

Article 3

In order to fulfil its purpose, as defined in Article 2, ES-EBT may conduct its activities in the national territory of any country.

Article 4

ES-EBT has been established for an unlimited duration.
It can be dissolved by the General Assembly in accordance with the conditions foreseen by these Statutes.

Article 5

ES-EBT shall be made up of Individual Members, Founding Members and Honorary Members.

1) Any person registered on, having registered at least one bill on and having paid his annual fee shall be eligible as Individual Members,. Each Member is required to pay an annual membership fee as set by the Board of Directors.

2) In recollection of their dedication to the EuroBillTracker Project, Philippe Girolami, Anssi Johansson and Marko Schilde are Founding Members.

3) Honorary Members can be appointed upon proposal by the Board of Directors and after formal approval by the General Assembly. Honorary Members are individuals, corporations or organisations that have proven their dedication to the EuroBillTracker Community.

Article 6

The admission of any new member is decided by the Board of Directors.

Article 7

Membership of ES-EBT shall be terminated if:
a) A Member resigns (A Member shall be considered as having resigned only when a formal letter to that effect has been received by the President)
b) The death of a Member
c) The dissolution of the European Society of EuroBillTrackers
d) Failure to pay the required annual membership fee, prior to the annual General Assembly
e) Exclusion by a vote of the General Assembly for grave reasons, such as failing to abide by the Statutes or by the Internal Rules. Such exclusion being pronounced after those concerned have been given the possibility to explain their viewpoint.
f) The Honorary Member Corporation or organization has been dissolved

Article 8
Any member ceasing to take part in ES-EBT as a result of resignation, exclusion or for any other reason shall have no claim upon ES-EBT's patrimony or any of its assets.

General Assembly
Article 9
The General Assembly shall have full powers which allow the achievement of the objectives of ES-EBT.

Article 10
The General Assembly shall be made up of all individual Members, Founding Members and Honorary Members; each one with one vote.

Each Member may give a proxy to another Member. Each Member may only represent at most ten other Members. Proxies must be made available to the President, prior to the General Assembly. Paper proxies or electronic proxies are accepted.

Article 11
A) Without prejudice to the other provisions of the present Statutes, the rights of the General Assembly include the power:

1. to modify the statutes;
2. to pronounce the dissolution of ES-EBT in accordance with the legal provisions in this respect;
3. to fix the annual fee;
4. to appoint and to revoke the eventual auditor(s);
5. to approve yearly the budgets and accounts and to give quietus to the Board members;
6. to adopt or to modify the Internal Rules;
7. to ratify the decisions of the Board on admissions or exclusions of members;
8. to establish the position(s) of ES-EBT or ratify those taken by the Board on essential policy matters;
9. to appoint and to revoke the members of the Board.

B) Decisions concerning items 1 to 2 mentioned here above require a 2/3 majority among the Members present or represented. Other resolutions shall be adopted by absolute majority, i.e. by more than half of the members, present or represented.

C) For all subjects addressed by a General Assembly:
- no decision can be taken on items which are not included in the agenda appended to invitations;
- the President shall determine the methods of voting. However, there shall be a secret ballot if at least three of the members present so request;
- in the event of a tie in the votes, the President shall have a casting vote;

Article 12

1) The General Assembly shall meet in ordinary session at least once a year, under the chairmanship of the President of ES-EBT, who shall convene the General Assembly with two months notice. The notice indicates the place, date, hour and agenda of the General Assembly and is sent by letter, facsimile, or any other written means (including electronic format). As the case may be; working documents will be attached to the notice.
2) The presence (or representation) of residents of at least 5 different countries is a requirement for a valid General Assembly to be held. In case of a non-valid General Assembly, the President will convene a second General Assembly within one month; this second General Assembly will not need to respect the rule of representation, but will still require to respect the voting rules laid down under article 11.
3) The President of ES-EBT must convene extraordinary sessions of the General Assembly, if at least a fifth of the Individual Members so request, thereby giving four weeks notice.
4) Proceedings and decisions of the General Assembly will be recorded in minutes which shall be signed by the President and the Secretary.
5) The minutes are kept in a register, at members’ disposal, at the registered office of ES-EBT. A copy of the minutes will also be published on the forum of the European Society of EuroBillTrackers.
6) The Ordinary or Extraordinary General Assembly can be held electronically, although real-life meetings should be preferred.

Board of Directors

Article 13

Between sessions of the General Assembly and within the framework of decisions taken by this body, ES-EBT shall be run by a Board of Directors There shall be a Board of Directors meeting at least twice each year, notice of such meeting to be given by the President or in default by a Vice-President to be advertised one month in advance, by post or email, giving notice of the venue, agenda, date, and time. Meetings of the Board of Directors could also be organised electronically. The deliberations of the Board can only be valid if more than half of its members are present or represented.

The mandate of the Board members shall be two years. It is renewable. It is not remunerated. Every year, at least half of the mandates of the Board of Directors should be renewed.
Each country of the Euro-Zone has the right to elect one of his residents as a representative on the Board of Directors. In addition to this rule, Founding Members are members of the Board of Directors. The Board of Directors is therefore composed of elected members and founding members. A country counting a Founding Member can have an elected Board member.

A “country” is defined by its recognition as an independent state by the United Nations Organization.

Within the Board of Directors, there shall be one seat reserved for a resident from each country of the Euro-Zone. In addition, one unique seat is open for representing all members resident of countries non member of the Euro-zone. All candidates to the Board of Directors must notify the President at least two weeks in advance of the General Assembly of their intention to stand as candidate. All candidates shall put forward a brief statement setting out what they have previously achieved towards the aims of The European Society of EuroBillTrackers and what they will attempt to do should they be elected. This statement should be published on the forum of the European Society of EuroBillTrackers.

The responsibility of the members of the Board of Directors shall be restricted to the terms of their mandate.
While representatives are members of the Board of Directors, they are expected to act in the best interests of EuroBillTracker and to play a full part in the deliberations of the Board of Directors.

In the event of vacancy, a member of the Board of Directors may be co-opted. His/her continuation to the post is subject to ratification by the next General Assembly.
A quorum of the Board of Directors shall be one third of its members present or represented.

A member of the Board of Directors (elected member or founding member) who has not been present at three consecutive meetings of the Board of Directors should be assigned by letter of the President to join the next meeting. If no explanation is provided by the member and if he does not join the fourth meeting, the Board of Directors could exclude the absent member definitely.


Article 14

The Board of Directors shall elect from its members, a bureau composed of a President, two vice-presidents, a treasurer and a Secretary, who shall hold office for a period of two years, as long as they are Member of the Board of Directors. The President can be re-elected more than once, but not for consecutive mandates.
In its regulations, the Board of Directors shall agree on the structure and level of fees that will be proposed to the general Assembly for approval. The Board of Directors shall agree as well on the practical aspects regarding the operation of the association and eligibility criterion of Board members. The Internal Rules shall fix the amount of expenses above which the signature of both the Treasurer and the President could be required. Expenses below that limit only require the signature of either the Treasurer or the President.
The Board of Directors shall have all the management and administration powers except those reserved to the General Assembly. The decisions of the Board of Directors shall be recorded in a minute signed by a member of the Board and the President and kept by the Secretary at the disposal of the members of the Association. The President submits an activity report to the General Assembly. The Treasurer submits a financial report to the General Assembly.
Observers may attend the General Assembly and meetings of the Board of Directors at the discretion of the President

The Bureau shall meet on the initiative of the President or in default of a Vice President as often as needed.

A Vice-President shall replace the President in case of unavailability of the President (unavailability of the President can be confirmed by unanimity of the Members of the Board present).

Article 15

Acts binding ES-EBT to third parties, which are not part of daily management operations, shall, except where special authorisation is given, be signed by the President or by two Vice-Presidents, who shall not have to justify their powers to third parties.

Article 16

Legal actions, of whatever nature, are followed and proceeded with by the Board represented by its President or a Board member appointed to this end.

Programme Committees

Article 17

The Board of Directors shall be empowered to set up Programme Committees which it deems to be advisable to establish, in order to help ES-EBT in achieving its mission in accordance with the present Articles.
The Board of Directors shall determine the composition, the duration and the terms of reference of the Programme Committees, nominating the Chairmen and eventually the members thereof.

Technical Operations & Maintenance

Article 18

The Technical Operations & Maintenance Team (TOM team) deals with all technical issues related to running & maintaining the EuroBillTracker online tools. This includes: choosing & installing new hardware & systems or handling technical aspects of a contract with a hosting facility, keeping up with current security practices, upgrading systems software on a timely basis, installing & maintaining software & hardware required by the Dev Team, installing new versions of EBTonline tools, responding the hardware & software failures.

Members if the TOM Team are appointed by the Board of Directors. The Board of Directors determines for each Member of the TOM Team the limit of their responsibilities. Members of the Technical Team must spend their time and (intellectual) service for free. (this explicitly does not include hosting fees).

Changes to the EuroBillTracker Website by the Technical Team shall be approved by the Board of Directors prior to their implementation.

Online tools Development

Article 19

Adding, removing & changing features on the software developed for EBT’s online tools including systems, database & web development must be done by members of the association appointed to the “Development Team” (Dev Team). Major changes (such as upgrades) to the online tools by the Dev Team shall be approved by the Board of Directors prior to their implementation.

Members of the Dev Team are appointed by the Board of Directors. The Board of Directors determines for each Member of the Dev Team the limit of their responsibilities.

Members of the Dev Team must spend their time and offer their (intellectual) service for free. The ownership of the IP developed through this activity must be donated by them to ES-EBT.

Subscriptions – Donations - Budgets - Accounts

Article 20

Every member of ES-EBT shall pay the fee prior to the General Assembly.

Article 21

ES-EBT could accept donations, gifts, subventions if these are given in support of either the general aims or a specific aim of the association. When deemed necessary, the sale of these gifts of donations could be conducted according to a procedure proposed and conducted by the Treasurer after formal approval of the Board of Directors.

Article 22

The financial year shall run from 1st July to 30st June, each year.

Article 23

The Board of Directors shall, each year, submit the accounts for the year ended and the budget for the year to come to the General Assembly for approval.
These accounts could be checked by one or more Auditors to be appointed by the General Assembly.

Veto Right

Article 24

Founding Members have a veto right limited to the decisions linked to the sell (of parts) of the database of EuroBillTracker. The database is the data collected by the association by means of its online tools or other. This specifically includes all euro note information and user profiles.

Internal Rules

Article 25
The General Assembly may approve internal rules compatible with the provisions of the present Statutes, so as to ensure the correct functioning of ES-EBT and its administration.

Amendments to the Statutes and Dissolution

Article 26

When proposals are made to modify the statutes, the texts thereof shall be appended to convocations to the General Assembly which shall deliberate upon them.
In this specific case, the convocations shall be sent at least one month in advance of the meeting.
In the event that ES-EBT is to be dissolved, the General Assembly shall decide by a simple majority of the votes cast on (i) the appointment, powers and remuneration of the liquidators, (ii) the methods and procedures for the liquidation of ES-EBT and (iii) the destination to be given to the financial assets of ES-EBT. The financial assets of ES-EBT are to be allocated to a humanitarian non-profit making association, without prejudicing the right of the General Assembly to allocate either partially or completely such net assets to the members, for a maximum coinciding with their contribution (iv) the integrity of the EuroBillTracker database should be preserved (Honorary Members dispose on a veto on this issue)
Before final dissolution,
(i) Every user of EuroBillTracker must be given the possibility to request all information he submitted to the site (including euro note information) be returned to him
(ii) The domain name used for advertising the site shall be renewed for as long a period as possible in order to prevent traffic stealing. Furthermore, after dissolution, all intellectual property assets (domain name, all databases in whole, computer programs, etc) are explicitly lost. Since they all belong to the association, they may no longer be used by any other person or entity

Final Provision
Article 27

All cases not provided for in the present statutes and, in particular, the question of publications to be made in the Annexes to the Belgian Official Journal shall be dealt with in accordance with the provisions of the Act.
Last edited by Phaseolus on Sat Aug 02, 2008 11:50 am, edited 1 time in total.
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Post by Phaseolus »

Tomorrow I will send to the Prefecture, the following statutes in French, together with some documents requested by the authorities for the creation of our Non-Profit Association. I will keep you informed when I receive the feedback by the Administration.

Afterwards, the next steps will be to open a bank account, to organise the transfer of Intellectual properties to the non-profit association and to organise our first working groups and committees.

The Statutes in French are as follows :


Association Européenne des EuroBillTrackers

Nom - Siège social
Article 1

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre «Association Européenne des EuroBillTrackers» et son abréviation est «A2E»; l’un ou l’autre pouvant être utilisés indistinctement.
Le siège de l’A2E est situé au 12 Rue des Agapanthes, 95800 CERGY.

Le siège peut être transféré à toute autre adresse par décision du conseil d'administration.

Buts - Durée
Article 2

L’association a les buts suivants :
• Être en possession de toute propriété intellectuelle liée à EuroBillTracker : il s’agit entre autres, du site Web et de ses différentes adresses Internet ainsi que du forum mais aussi les noms de domaine, les programmes informatiques, les bases de données et textes s’y afférant, etc
• Assumer la responsabilité de la conduite du site Eurobilltracker
• Créer et gérer les conditions optimales pour le suivi des billets d’Euro dans le monde
• Promouvoir le suivi des billets d’euro dans le monde (EuroBillTracking)
• Promouvoir la communication entre les utilisateurs d’EuroBillTracker
• Protéger la base de données d’EuroBillTracker
• Financer, si nécessaire, la promotion et les outils d’EuroBillTracker
• Assurer une exploitation gratuite des outils en ligne d’EuroBillTracker

Article 3

Afin d’atteindre ses buts, tels que définis à l'article 2, l’Association pourra exercer ses activités sur le territoire national de quelque pays que ce soit.

Article 4

La durée de l’Association est illimitée.
Elle peut être dissoute par l'Assemblée générale, conformément aux conditions prévues par les présents Statuts.

Article 5

L’Association se compose de membres individuels, des membres fondateurs et de membres honoraires.

1) Toute personne inscrite sur le site EuroBillTracker, ayant enregistré au moins un billet d’euro sur le site et ayant payé sa cotisation annuelle est membre de l’association. Chaque membre est tenu de payer une cotisation annuelle fixée par le Conseil d'Administration.

2) En honneur à leur implication au projet EuroBillTracker, Philippe Girolami, Anssi Johansson et Marko Schilde sont membres fondateurs.

3) Les membres honoraires peuvent être nommés sur proposition du conseil d'administration et après approbation formelle par l'Assemblée générale. Les membres honoraires sont des individus, des entreprises ou des associations qui ont prouvé leur dévouement à la communauté EuroBillTracker

Article 6

L'admission de tout nouveau membre est soumise au Conseil d'Administration.

Article 7

La qualité de membre de l’association est perdue si:
A) un membre démissionne (un Membre doit être considéré comme ayant démissionné seulement lorsqu’un courrier officiel à cet effet a été reçu par le Président)
B) un membre décède
C) l’association est dissoute
D) Le membre ne paye pas la cotisation annuelle exigée, préalablement à l'Assemblée Générale annuelle
E) le membre est exclu par un vote de l'Assemblée Générale pour des motifs graves, tels que le défaut de se conformer aux statuts ou au Règlement Intérieur. Une telle exclusion ne peut être prononcée qu’après que les personnes concernées aient eu la possibilité d'expliquer leur point de vue
F) La société honoraire ou l’association honoraire en question a été dissoute

Article 8
Tout individu perdant sa qualité de membre par suite de démission, exclusion ou pour toute autre raison, ne pourra avoir aucune prétention sur le patrimoine de l’association ou quelconque de ses actifs.

Assemblée Générale
Article 9
L'Assemblée Générale a les pleins pouvoirs afin de permettre à l’association de réaliser ses buts.

Article 10
L'Assemblée Générale se compose de tous les membres individuels, membres fondateurs et membres d'honneur. Chaque membre dispose d’une voix lors des votes.

Chaque membre peut donner procuration à un autre membre. Chaque membre ne peut représenter plus de dix membres. Les procurations doivent être remises au Président, avant l'Assemblée Générale. Les procurations peuvent être données par papier ou par voie électronique.

Article 11
A) Sans préjudice des autres dispositions des présents statuts, l'Assemblée générale a le droit et le pouvoir de

1. modifier les statuts;
2. dissoudre l’A2E, conformément aux dispositions légales en la matière;
3. fixer la cotisation annuelle;
4. nommer et révoquer le(s) auditeur(s) éventuel (s);
5. approuver les budgets et comptes annuels et de donner quitus au conseil d’administration;
6. adopter ou modifier le règlement intérieur
7. ratifier les décisions du Conseil d’Administration concernant les admissions ou les exclusions des membres;
8. définir la position de l’association sur les questions essentielles ou ratifier celles prises par le Conseil d’Administration;
9. nommer et révoquer les membres du Conseil d’administration.

B) Les décisions concernant les points 1 et 2 mentionnés ci-dessus nécessitent la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés par procuration. Les autres résolutions sont adoptées à la majorité absolue, c'est-à-dire de plus de la moitié des membres présents ou représentés par procuration.

C) Pour tous sujets traités en Assemblée Générale:
- Aucune décision ne peut être prise sur des points qui ne sont pas inclus à l'ordre du jour joint aux convocations ;
- Le Président détermine les modalités de vote. Cependant, il est procédé à un vote à bulletin secret si trois au moins des membres présents le demandent;
- Dans le cas d'égalité de suffrages, le président disposera d’un vote déterminant.

Article 12

1) L'Assemblée Générale se réunit en session ordinaire au moins une fois par an, sous la présidence du Président de l’A2E. Le président convoque l'Assemblée Générale avec deux mois de préavis. La convocation doit indiquer le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour de l'Assemblée Générale ; elle doit être envoyée par lettre, télécopie, ou tout autre moyen écrit (y compris sous forme électronique). Le cas échéant, les documents de travail seront joints à l'avis.
2) Le quorum permettant la tenue de l’Assemblée Générale requiert la présence (ou la représentation par procuration) de résidents d'au moins 5 pays différents. Si ce quorum n’est pas atteint, le Président convoquera une deuxième Assemblée Générale dans un délai d'un mois, la règle du quorum ne s’appliquant pas à cette deuxième Assemblée Générale. Les règles de vote fixées à l'article 11 devront cependant être respectées.
3) Le Président de l’A2E doit convoquer une session extraordinaire de l'Assemblée générale, si au moins un cinquième des membres individuels en fait la demande. Dans ce cas, il doit envoyer les convocations avec un préavis de quatre semaines.
4) Les actes et décisions de l'Assemblée générale seront consignés dans un procès-verbal signé par le Président et le Secrétaire.
5) Les procès-verbaux sont conservés dans un registre, à la disposition des membres, au siège de l’A2E. Une copie des procès-verbaux sera également publiée sur le forum de l’association.
6) Les Assemblées Générales ordinaires ou extraordinaires, peuvent se tenir par voie électronique, tout en privilégiant autant que possible des réunions « physiques »

Conseil d'Administration

Article 13

Entre deux sessions de l'Assemblée Générale et dans le cadre des décisions prises par cet organe, l’A2E est gérée par un Conseil d'Administration. Le Conseil d'Administration doit se réunir au moins deux fois par an. Une convocation à ces réunions doit être donnée par le Président ou à défaut par un des vice-présidents un mois à l'avance, par courrier ou email. Celle-ci doit préciser le lieu, l’ordre du jour, la date et l'heure.
Les réunions du conseil d'administration peuvent également être organisées par voie électronique. Les délibérations du conseil ne sont valides qu’à la condition que plus de la moitié de ses membres, soit présent ou représenté.

La durée du mandat des membres du Conseil d’Administration est de deux ans renouvelable. Les membres du Conseil d’Administration ne sont pas rémunérés. Chaque année, au moins la moitié des mandats du Conseil d’Administration doit être renouvelé.
Chaque pays de la zone Euro a le droit d'élire l'un de ses résidents à titre de représentant au Conseil d’Administration. En complément à cette règle, les Membres Fondateurs sont automatiquement membres du Conseil d’Administration. Le Conseil d’Administration est donc composé de membres élus et de membres fondateurs. Un pays de résidence d’un membre fondateur peut donc avoir un membre élu en plus au Conseil d’Administration.

Un "pays" est défini par sa reconnaissance comme un état indépendant par l'Organisation des Nations Unies.

Au sein du Conseil d’Administration, un siège est réservé pour un résident de chaque pays de l'Euro-zone. En outre, un siège unique est réservé pour représenter tous les membres de pays non membres de la zone euro.
Les candidats au Conseil d’Administration doivent informer le Président au moins deux semaines avant l'Assemblée Générale de leur intention d'être candidat. Tous les candidats doivent produire une brève déclaration exposant leur contribution à la réalisation des buts de l’A2E et ce qu'ils tenteront de faire s’ils devaient être élus. Ces déclarations doivent être publiées sur le forum de l’A2E.

La responsabilité des membres du Conseil d’Administration est limitée à leur mandat. Les membres du Conseil d’Administration sont tenus d'agir dans les meilleurs intérêts de l’A2E et de participer pleinement aux délibérations du Conseil d’Administration.

En cas de vacance d’un siège au Conseil d’Administration, un membre de l’association peut-être co-opté par les autres Membres du Conseil d’Administration. Le maintien à ce poste est soumis à vote lors de la prochaine Assemblée Générale.

Un membre du Conseil d’Administration (élu membre ou membre fondateur) qui n'a pas été présent à trois réunions consécutives du Conseil d’Administration sera mis en demeure de participer à la prochaine réunion du Conseil d’Administration par lettre du Président. Si aucune explication n'est fournie par le membre et s'il n'a pas participé à la quatrième réunion, le Conseil d’Administration pourra exclure définitivement le membre absent.


Article 14
Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres un Bureau composé d'un président, de deux vice-présidents, d’un trésorier et d’un secrétaire ; ils sont élus pour une période de deux ans. Le Président peut être réélu plus d'une fois, mais pas pour des mandats consécutifs.
Le Conseil d’Administration doit déterminer la structure et le niveau des cotisations à soumettre pour approbation à l'Assemblée Générale. Le Conseil d’Administration est responsable des modalités pratiques de fonctionnement de l'association et des critères d'éligibilité des membres du Conseil d’Administration.
Le règlement intérieur fixe le montant des frais au-dessus duquel les signatures du Trésorier et du Président sont exigées. Toute dépense inférieure à cette limite requiert uniquement la signature soit du Président ou du Trésorier.
Le Conseil d’Administration dispose des pleins pouvoirs de gestion et d'administration pour la bonne marche de l’association, à l’exception des pouvoirs réservés à l'Assemblée Générale.
Les décisions du Conseil d’Administration doivent être consignées dans un procès-verbal signé d’un membre du Conseil d’Administration et du Président. Le procès-verbal sera conservé par le Secrétaire ; celui-ci est à la disposition des membres de l'Association sur demande. Le Président soumet un rapport annuel d'activité à l'Assemblée Générale. Le Trésorier présente un quitus annuel à l'Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale et les réunions du Conseil d’Administration peuvent accueillir des observateurs, à la discrétion du Président

Le Bureau se réunit aussi souvent que nécessaire, à l'initiative du Président ou, à défaut, d'un Vice-président.
Un Vice-président doit remplacer le président en cas d'indisponibilité de celui-ci. L’indisponibilité du Président doit être confirmée par vote à l'unanimité des membres du Conseil d’Administration présents.

Article 15
Tout acte ou signature liant l’A2E à des tiers et qui ne fait pas partie de la gestion quotidienne de l’association, doit, sauf autorisation expresse, être signé par le Président ou par les deux Vice-présidents, qui ne devront pas justifier de leurs pouvoirs auprès des tiers.

Article 16

Toute action en justice, quelle qu'en soit la nature, est suivie et gérée par le Conseil d’Administration, représenté par son Président ou un membre du Conseil d’Administration nommé à cette fin.

Les comités de programme

Article 17

Le Conseil d’Administration est habilité à mettre en place des Comités qu’elle estime nécessaire, afin de permettre au mieux la réalisation des buts de l’A2E, en application du présent article. Le Conseil d’Administration détermine la composition, la durée des Comités ainsi que le contenu de la mission, la nomination des présidents de comités et éventuellement les membres de celle-ci.

Equipe Technique de Soutien et de Maintenance

Article 18

L’Equipe Technique de Soutien et de Maintenance (équipe TSM) traite de toutes les questions techniques concernant le fonctionnement et la maintenance des outils en ligne d’EuroBillTracker et notamment
• le choix et l'installation de nouveaux matériels et systèmes,
• les aspects techniques d'un contrat avec un hébergeur
• la veille technologique et sécuritaire,
• la mise à jour des logiciels et systèmes d’exploitation,
• l'installation et la maintenance des logiciels et du matériel requis par l’équipe de développement,
• l'installation des nouvelles versions des outils-en-ligne d’EuroBillTracker,
• le soutien technique aux matériels et logiciels, et la réparation de leurs failles éventuelles.

Les membres de cette équipe sont nommés par le Conseil d'Administration qui détermine la limite de leurs responsabilités. Les membres de cette équipe fournissent leur temps et leurs services intellectuels gratuitement. (Ceci n'inclut évidemment pas les frais d'hébergement).

Tout changement aux outils en ligne d’EuroBillTracker effectué par l’Equipe Technique de Soutien et de Maintenance doit être approuvé par le Conseil d'Administration avant la mise en oeuvre.

L’Equipe de développement des outils en ligne

Article 19

L'ajout, la suppression et la modification des fonctionnalités des outils réalisés pour l’association, y compris les systèmes de bases de données & le développement du site, doivent être effectués par des membres de l'association nommés au sein de l’équipe de développement (équipe DEV). Tout changement majeur (y compris la mise à jour de fonctionnalité) par l’équipe DEV doit être approuvé par le Conseil d'Administration avant sa mise en œuvre.

Les membres de l’équipe Dev sont nommés par le Conseil d'Administration qui détermine la limite de leurs responsabilités. Les membres de cette équipe fournissent leur temps et leurs services intellectuels gratuitement. De plus, la propriété intellectuelle développée par le biais de cette activité revient à l’association : le droit d’utilisation de la propriété intellectuelle est automatiquement cédé à l’A2E.

Cotisations - Dons - Budgets - Comptes

Article 19

Chaque membre de l’A2E doit payer sa cotisation avant la tenue de l'Assemblée Générale Annuelle.

Article 20

L’association peut accepter des dons, présents ou subventions, si ceux-ci sont donnés dans le cadre de l'un des buts généraux ou d'un but spécifique de l'association.
Si nécessaire, ces dons pourraient être vendus selon une procédure proposée et réalisée par le Trésorier après l'approbation formelle du Conseil d'Administration.

Article 21

L'exercice comptable s'étend du 1er juillet au 30 juin de chaque année.

Article 22

Chaque année, le Conseil d'Administration présentera les comptes de l'exercice clos et le budget pour l'année à venir à l'Assemblée Générale pour approbation.
Ces comptes peuvent être vérifiés par un ou plusieurs commissaires aux comptes désignés par l'Assemblée Générale.

Droit de veto

Article 24

Les membres fondateurs ont un droit de veto limité aux décisions touchant à la vente complète ou partielle de la base de donnée Eurobilltracker. . Il s’entend, par le vocable « base de données », toutes les données collectées par l'Association par le biais de ses outils en ligne ou autres. Il s'agit en particulier de toutes les informations collectées sur les billets d’euros, ainsi que les profils des utilisateurs.

Règlement d'ordre intérieur

Article 25
L'Assemblée Générale peut mettre en place un règlement intérieur compatible avec les dispositions des présents statuts afin d’assurer le bon fonctionnement de l’A2E et de sa gestion.

Amendements aux statuts et dissolution

Article 26

Lorsque des propositions sont faites pour modifier les statuts, celles-ci doivent être annexées aux convocations à l'Assemblée Générale.
Dans ce cas précis, les convocations doivent être envoyées au moins un mois avant la tenue de la réunion.

En cas dissolution de l’A2E, l'Assemblée Générale se prononce à la majorité simple des votes exprimés sur
(i) la nomination, les pouvoirs et la rémunération des liquidateurs,
(ii) les méthodes et les procédures de liquidation de l’association
(iii) la destination du solde des comptes bancaires de l’association selon les modalités de cet article. En cas de dissolution, le solde des comptes doit être donné à une association humanitaire sans but lucratif. L’Assemblée Générale peut aussi décider d’affecter partiellement ou totalement ce solde aux membres, pour un montant maximal correspondant à leur contribution
(iv) L'intégrité de la base de données EuroBillTracker doit être préservée (Les membres fondateurs disposent d'un droit de veto sur cette question).

Avant la dissolution définitive :
(I) Chaque utilisateur d'EuroBillTracker doit avoir la possibilité de télécharger toutes les informations qu'il a fourni au site (y compris les informations sur les billets d’euros qu’il a fourni au site)
(Ii) Le nom de domaine utilisé pour la publicité du site doit être renouvelé pour une période aussi longue que possible, afin d’empêcher le vol de trafic.

Enfin, après dissolution, il est répété que tous les actifs de propriété intellectuelle (nom de domaine, toutes les bases de données, les programmes d'ordinateur, etc) sont explicitement perdus et non transférables à une autre personne morale ou physique. S’agissant d’actifs appartenant à l’association, ils ne peuvent être exploités par les personnes physiques à l’origine après dissolution.

Dispositions finales
Article 27

Tous les cas non prévus par les présents statuts seront traités conformément aux dispositions des lois françaises.

Le Président
un membre du Conseil d’Administration

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